Bütünleşik Doküman Yönetim Sistemleri olarak adlandırılan sistemler genel olarak, kağıt ortamdaki dokümanları elektronik ortama geçiren ve doküman tarama, saklama, sorgulama, görüntüleme v.b. fonksiyonları üstlenen modüllerden oluşan tümleşik yapılardır. Bu sistemler, özellikle yüksek hacimli doküman girişi yapılan ve bu dokümanlara kesintisiz olarak erişilmesi gereken kurumlarda yoğun olarak kullanılmaya başlamıştır. Büyük Kapasiteli Entegre Doküman Yönetim Sistemlerinin genel özellikleri şu şekilde sıralanabilir:

• Büyük Kapasiteli Entegre Doküman Yönetim Sistemleri olarak adlandırılan sistemler, yıllık bir milyon veya daha fazla sayıda dokümanı, kurumun dokümanla ilgili istekleri doğrultusunda yönetebilen sistemlerdir.
• Büyük Kapasiteli Entegre Doküman Yönetim Sistemleri kullanılan kurumlarda, iş akışı büyük ölçüde sistemde tutulan dokümanlarla sağlanmakta ve kullanıcılar büyük ölçüde bu sistemlere bağımlıdırlar.
• Birçok Büyük Kapasiteli Entegre Doküman Yönetim Sistemi işlem odaklıdır. Bu sistemler, iyi tanımlanmış işlemleri (sigorta başvuru işlemleri, kredi kartı başvuru işlemleri v.b.) mümkün olduğunca insan müdahalesini en aza indirerek, otomatik olarak yapmaktadırlar. Bu durumda, her bir kullanıcı çok sayıda işlem yapmasına rağmen işlem süresi kısadır.
• Kurumlarda, müşteri hizmetleri, ürün dağıtımı, siparişi gibi hayati işlemler bu sistemlere bağlı olduğu için bu sistemlerin, alışılagelmiş kağıda dayalı sistemlerin yerini alabilecek kadar güvenilir olması gerekir.
• Bir kurumda, yapılan işin hacmi ve maliyeti büyüdükçe, Büyük Kapasiteli Entegre Doküman Yönetim Sistemine olan ihtiyaç artmakta ve bu sistemi kurma maliyeti birim maliyet olarak düşmektedir.

Büyük Kapasiteli Entegre Doküman Yönetim Sistemlerinden ayrı olarak bir kurumda Genel Ofis Entegre Doküman Yönetim Sistemleri de yer alabilir. Bu sistemler, Büyük Kapasiteli Entegre Doküman Yönetim Sistemlerine göre daha düşük doküman yönetim kapasiteli, kurumdaki yöneticilerin daha etkili kararlar alabilmelerini sağlamaya yönelik, bilgi paylaşımına olanak sağlayan ve bazı genel ofis işlemlerini (satınalma onayı, bütçe onayı v.b.) hızlandıran sistemlerdir. Büyük Kapasiteli Entegre Doküman Yönetim Sistemlerinin genel olarak sahip olması gereken özellikler ise şu şekilde sıralanabilir:

Güvenlik
Büyük Kapasiteli Entegre Doküman Yönetim Sistemleri için güvenlik, sorgulanması gereken en önemli kriterlerden biri olduğu halde zaman zaman gözardı edilmektedir. Bir sistemin kuruma kazandırılmasından önce; sistemin aksaklıklara veya tamamen devre dışı kalmaya ne kadar eğilimli olduğu, böyle bir durumda tekrar eski konumuna gelebilmesi için ne kadar zaman ve para gerektirebileceği, sistemin devre dışı kaldığı zaman süresince oluşacak kayıplar (kaybolan müşteriler, işgücü kaybı v.b.) detaylı olarak sorgulanmalıdır.

Disaster Recovery
Büyük Kapasiteli Entegre Doküman Yönetim Sistemleri ne kadar güvenilir olursa olsun, sistemin sağlıklı bir şekilde işlemeye devam edebilmesi için yedekleme şarttır. Yedekleme ile bu tür sistemlerin güvenliği önemli ölçüde arttırılabilmekte, kayıplar kolayca yerine koyulabilmekte ve kurumdaki işlemler için hayati derecede önem taşıyan sistemin kesintisiz olarak çalışmaya devam etmesi sağlanmaktadır. Fakat ne yazık ki yedekleme ile tüm riskler ortadan kaldırılamamaktadır. Zaman zaman yedekler de iyi korunamadığı için zarar görmekte ve kurumun bundan çok geç haberi olmaktadır. Küçük bir olasılık gibi görünse de deprem, sel baskını gibi doğal felaketler de gözönüne alınmalıdır. Bu soruna ilişkin olarak da, yedeklerin kopyalarının farklı binalarda veya şehirlerde tutulması tavsiye edilmektedir.

Performans
Büyük Kapasiteli Entegre Doküman Yönetim Sistemleri birçok modülden oluşmakta ve kurumun altyapısı üzerinde çalışmaktadır. Bu nedenle, doküman tarayıcılardan işletim sistemlerine kadar her bir elemanın uyum içerisinde çalışması gerekmektedir. Ayrıca, her bir birim gelecekteki kapasiteyi kaldırabilecek şekilde planlanarak sisteme dahil edilmelidir. Kurumlarda genellikle, pilot projelerdeki doküman yoğunluğuna göre satın alınan birimler, proje genişledikçe ve kapasite arttıkça yetersiz kalabilmekte ve diğer birimlerin de çalışmasını yavaşlatmakta veya engellemektedir. Başka bir husus ise demolarda gösterilenlere çok fazla güvenmemek ve sistemi gerçek iş ortamında çalıştırarak test etmektir. Bunun için ise bir pilot proje ile başlamak tavsiye edilmektedir. Çoğu zaman kurumlar için ek kaynak gerektirdiğinden dolayı pilot projelere sıcak bakılmayabilir ama büyük bir projeye bir pilot proje ile başlamak, başarısızlık riskini azaltacaktır.

Mainframe Uyumu
Günümüzde client/server yapısı hızla yayılsa da, mainframe sistemleri halen en güvenilir sistemlerdir. Ayrıca, Büyük Kapasiteli Entegre Doküman Yönetim Sistemleri kullanmaya aday birçok kurum halen birçok uygulamalarını mainframe üzerinde çalıştırmaktadır. Öte yandan, birçok Büyük Kapasiteli Entegre Doküman Yönetim Sistemi, client/server yapısı gerektirmektedir. Entegre doküman yönetim sistemleri gerektirdiği için, bir kurumun, mainframe yapısından client/server yapısına geçmesi veya iki yapıyı paralel çalıştırması oldukça güç ve pahalı bir işlemdir. Bu nedenle, Büyük Kapasiteli Entegre Doküman Yönetim Sistemlerinin mainframe yapısını da destekler yapıda olması tercih edilmelidir.

Uygulama Entegrasyonu
Büyük Kapasiteli Entegre Doküman Yönetim Sistemleri, kurumdaki kullanıcıların dokümanlarla ilgili her türlü ihtiyacına cevap verebilmelidir. Bu nedenle, gerek kurumda daha önceden varolan sistemlerle (legacy systems), gerek faks, OCR/ICR v.b. sistemlerle kolayca entegre olabilmeli, bu sistemlerle doküman alışverişi yapabilmelidir. Günümüz ofis ortamında bu bir zorunluluk haline gelmektedir. Büyük Kapasiteli Entegre Doküman Yönetim Sistemlerinde, örneğin çok kartlı/çok hatlı faks hizmet birimleri tarafından alınan bir faks, bir uygulamaya otomatik olarak yönlendirilmekte, form tanıma ve işleme (form recognition & process) kullanan bu uygulama ile her bir alandaki bilgiler okunmakta ve okunan bilgiler bir sonraki uygulamaya otomatik olarak geçirilmekte veya bir veritabanına atılmaktadır. Uygulama tarafından otomatik olarak tanımlanamayan alanları içeren fakslar ise bir operatöre yönlendirilmekte ve işlem manuel olarak yapılmaktadır. Böylece kullanıcı müdahalesi en aza indirilmekte ve kuruma büyük kazançlar sağlanabilmektedir. Bundan dolayı, Büyük Kapasiteli Entegre Doküman Yönetim Sistemlerinin, diğer uygulamalarla verimli ve güvenilir bir biçimde entegre edilebilmesi şarttır.

İş akışı (Workflow) Entegrasyonu
Büyük Kapasiteli Entegre Doküman Yönetim Sistemlerinin tamamına yakını, dokümanlardan bilgilerin otomatik olarak bulunup çıkarılması, dokümanların yönlendirilmesi, öncelik sıralamasına koyulması gibi fonksiyonlara ihtiyaç duydukları için iş akışı uygulamaları kullanmak durumundadırlar. İş akışı uygulaması üzerinden yeni gelen bir doküman ile ilgili, arşivdeki dokümanların da aynı anda kullanıcının ekranına getirilmesi basit bir entegrasyon örneğidir. İş akışı uygulamalarının bir diğer amacı ise iş yönetimi ve kontrolüdür. İş akışı uygulamaları ile her bir işlemin hangi aşamada olduğu, nerede beklediği veya takıldığı, hangi birimin veya kullanıcının ne kadar zamanda işini bitirdiği, bir yönetici veya yöneticiler grubu tarafından rahatlıkla takip edilebilir. Böylece, kurumun verimliliği ve performansı, yöneticilerin ise iş üzerindeki etkinlikleri arttırılabilir. Bu nedenle, Büyük Kapasiteli Entegre Doküman Yönetim Sistemlerinin, iş akışı sistemleriyle entegre edilebilmesi kurum açısından büyük önem taşımaktadır.

Neden Bir Entegre Doküman Yönetim Sistemi?
Bir Entegre Doküman Yönetim Sisteminin (EDYS) maliyetini amorti etme hesapları, bu teknolojiye yapılacak yatırımın en önemli karar noktasını teşkil etmektedir. Her şeyden önemlisi, elde edilecek yararların tam anlamıyla ortaya konamaması durumunda, bir EDYS projesinin yönetimin onayını alması olası değildir. Ne yazık ki, sistemin sağlayabileceği gerçek yararların ölçümlenmesindeki zorluklar dolayısıyla gelecekteki maliyet/yarar avantajı yeterince ortaya konamamaktadır. Bununla beraber, geçtiğimiz on yıllık dönemde, doküman işleme, elektronik doküman yönetimi ve iş akışı sistemlerinin her birinin, kullanıldığı kurumlara büyük kazançlar sağladığı görülmektedir. Doküman Yönetim Sistemlerine harcanan her bir 100 $ karşılığında, en az 89 $, en fazla 1,279 $ yatırım geri dönüşü gerçekleşmektedir. Son günlerde yayınlanan bir rapora göre, yaklaşık 1 milyon civarında dokümanın, bir depolama ortamından başka bir depolama ortamına dönüştürülmesi, tipik olarak 50,000 $ ile 100,000 $ arasında bir harcama gerektirmektedir. Kurumlarda elde edilen aşağıdaki sonuçlar, günümüzün rekabet ortamında, diğer kurumları da Entegre Doküman Yönetim Sistemlerini tanımaya ve kullanmaya zorlamaktadır.

Doküman Akışının Hızlanması ve Dokümanın İşlem Görme Süresinin Kısalması 
Bilindiği gibi birçok doküman, kurum içerisinde veya kurumlar arasında, belirli bir iş akışına göre dolaşır. Bu dolaşım, dokümanların birimler arasında kağıt ortamda gidip gelmesi sırasında kaybedilen zamandan dolayı oldukça yavaştır. Birçok doküman işlem gördükten sonra bir doküman kutusunda, o dokümanı bir sonraki birime taşıyacak kişiyi beklemektedir. Ayrıca, kağıt ortamdaki dokümanlar üzerinde işlem yapılması, (örneğin bazı kısımların doldurulması, kopyalanması) her bir dokümanın işlem görme süresini uzatmaktadır. Doküman yönetim ve arşiv sistemleri, doküman üzerinde yapılması gereken işlemlerin elektronik ortamda, daha kısa sürede yapılmasını sağlayarak dokümanların işlem görme sürelerini kısaltır. Ayrıca, dokümanların birimler arasında elektronik ortamda dolaşmasını sağlayarak her bir dokümanın birkaç saniye içerisinde bir sonraki birime ulaştırılabilmesini mümkün kılar. Böylece, kağıt ortamda günler süren işlemler, kurumun yapısına göre tasarlanmış bir doküman yönetim ve arşiv sistemi ile dakikalarla ifade edilebilecek zaman dilimlerinde bitirilebilir. Dünya çapında 10000’den fazla müşterisi, 1300 taşıma birimi olan bir İngiliz taşımacılık firması, daha önceleri faturalama işlemleri için gerekli olan bir haftalık sürenin, yeni doküman yönetimi sistemi ile %600 oranında azaltılarak bir güne indirildiğini ifade etmektedir.

Müşterilere Verilen Hizmetin İyileştirilmesi ve Müşteri Mutluluğunun Arttırılması
Günümüz rekabet ortamında, müşteri mutluluğu, firmaların pazar payı ve karlılığı üzerindeki en önemli etkenlerden birisi haline gelmiştir. Müşteri mutluğunun arttırılması ve müşteriye daha kaliteli hizmet verilebilmesi ise büyük ölçüde müşteriye dönme süresinin (Response Time) kısaltılması ile mümkün olabilmektedir. Bunun için de firmaların, ellerindeki bilgi ve doküman karmaşası içerisinde kaybolmamaları, her bilgi ve dokümana anında erişmeleri ve bunu müşterilere zamanında sunabilmeleri gerekmektedir. Arşiv odasındaki bir dokümana ulaşmak, doğru dosyalandığı ve arşivlendiği taktirde bile, saatler alabilmektedir. Kağıt ve dosya yığınlarına girmeden, belge ve dokümanlara anında ulaşmak ve örneğin telefonun diğer ucundaki müşteriyi anında bilgilendirmek, ancak elektronik doküman yönetim ve arşiv sistemleri ile mümkün olabilmektedir. Yukarıda bahsedilen taşıma firması ise yeni elektronik doküman yönetim ve arşiv sistemine geçişle birlikte, müşteriye dönme süresini, ortalama 20 dakikadan 15 saniyeye düşürerek iş performansını %7900 oranında arttırmayı başarmıştır.

Dokümanların Kaybolmasının veya Yanlış Dosyalanmasının Önlenmesi
Kağıda dayalı arşiv sistemlerinin en büyük problemlerinden birisi de kağıt ortamdaki dokümanların sık sık kaybolması veya yanlış dosyalandığı için belki de yıllarca bulunamamasıdır. Bu sebepten dolayı firmalar her yıl büyük zararlara uğramakta ve bilgilerine ulaşılamayan kızgın müşteriler yüzünden pazar paylarını kaybetmektedirler. Elektronik doküman yönetim ve arşiv sistemlerinde ise kağıt ortamdaki dokümanlar, bir defa doküman tarayıcıdan geçirilerek elektronik ortama alındıktan ve doğru olarak indekslendikten sonra, kaybolma, yıpranma, yanlış dosyalama gibi riskler ortadan kalkmaktadır. Elektronik doküman yönetim ve arşiv sistemlerinde, dokümanların arşivde bir kopyası tutulmakta ve aynı dokümana birden fazla birimin aynı anda ulaşması da mümkün olabilmektedir. Böylece birimlerin aynı dokümana ulaşmak için sırada beklemelerine gerek kalmamaktadır. Yukarıda bahsedilen taşıma şirketi, yeni elektronik doküman yönetim ve arşiv sistemine geçişle birlikte, kaybolan veya yanlış dosyalandığı için bulunamayan doküman yüzdesini 7.5’den 0.1’e indirebilmiştir.

Üretkenlik Artışı ve İş Gücü Kazancı
Elektronik doküman yönetim ve arşiv sistemleri, iş akışlarını hızlandırarak ve dokümanların işlem görme sürelerini kısaltarak, birim zamanda birim iş gücü tarafından daha çok işlemin başarılı bir şekilde bitirilebilmesine olanak verir. Böylece, firmanın üretkenliği, iş gücünü arttırmaksızın artar. Daha önce değinilen taşımacılık firması, yeni elektronik doküman yönetim ve arşiv sistemine geçtikten sonraki dört yıl içerisinde, bir taşıma işi için gereken 12 işçi-saat (man-hours) işgücünü, 0.25 işçi-saat’e indirerek, iş gücünü arttırmaksızın, üretkenliğini %4700 oranında arttırmayı başarmıştır. Bunun neticesinde ise, firmanın karlılığı dört yıl içerisinde %229 artmıştır.

Doküman Depolama Maliyetlerindeki Ciddi Azalma
Günümüzde birçok firma, kağıda dayalı arşiv sisteminin işlemeye devam etmesi için, her yıl ciddi miktarlarda mali kaynak ayırmaktadır. Çünkü, her kağıda dayalı arşiv sistemi, büyük depolama alanları ve rafların yanı sıra, dokümanları dosyalayacak, raflara kaldıracak ve gerektiğinde bu dokümanları bulup getirecek iş gücü gerektirmektedir. Kağıda dayalı bir sistemin doğal sonucu olan ve maliyetleri gün geçtikçe artan kırtasiye ürünleri (kağıt, dosya, klasör v.b.) için ayrılan kaynaklar da arşivleme maliyetlerinin üzerine eklendiğinde çıkan fatura, çoğu zaman, birkaç yıl içerisinde kuruma bir elektronik doküman yönetim ve arşiv sistemi kazandırabilmek için gerekli olan miktara erişebilmektedir. Yukarıda bahsedilen taşımacılık şirketi, dört yıl önce raflarla dolu 400 feet-kare’lik geniş arşiv depolarının yerini 6 feet-kare’lik bir optik jukebox’ın aldığını ve bu jukebox’ın uzun yıllar depolama ihtiyaçlarına cevap verebilecek kapasitede olduğunu vurgulamaktadır.